個人情報の取扱いについて

1. １. 当社では、すべての業務で取扱う個人情報及び従業者の個人情報の保護を図るため、また、法令、国が定める指針その他の規範の変更に対応するために、個人情報保護方針を改定することがあります。改定があった場合はホームページにてお知らせします。

2. ２. 当社では、個人情報を取得する場合は、次の利用目的を明示し、利用目的の範囲内において利用いたします。

   1. 1 本人から直接書面によって取得する場合

      1. （1）従業者の採用に関する個人情報 応募に関する通知等に利用
      2. （2）社員・パート等従業者に関する個人情報 人事・労務管理に利用
      3. （3）Web上における取得での問合せに関する個人情報 問合せに関する利用
      4. （4）開示等の請求に関する個人情報…開示等の送付に利用
      5. （5）従業者、その配偶者及び扶養親族に係る特定個人情報等 源泉徴収票の作成、各種保険・年金の届け出、法定調書作成等の為に利用
      6. （6）従業者等以外の個人に係る特定個人情報等 報酬、料金、契約金等に関する支払調書の作成事務の為に利用

   2. 2 直接書面以外の方法によって取得する場合

      名刺販売に関する個人情報 名刺の送付に利用

   3. 3 受託による取得の場合

      1. （1）データエントリ業務等でお預かりする個人情報 データエントリ業務等の為に利用
      2. （2）受託計算業務等（請求書発行、送り状発行等）でお預かりする個人情報 受託計算及び発送代行業務等の為に利用
      3. （3）電話応対業務等でお預かりする個人情報 電話応対業務等の為に利用

   4. 4 共同利用の場合

      当社では、取得した個人情報について営業活動等を目的とした他の事業者との共同利用は一切行いません。

3. ３. 当社では、次の措置を講じることによって、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人情報の目的外利用は行いません。

   1. 1 当社の「目的外利用の防止対策」に従って、個人情報を取扱う

   2. 2 事前に利用目的の変更を本人に通知し、本人の同意を得る

4. ４. 当社では、個人情報を第三者に委託及び提供する場合は、当社規程の「委託先選定基準」に従いかつ委託契約書を締結し、十分に保護する水準を満たすことを確認のうえ、本人の同意の下に委託・提供致します。ただし、次に示すいずれかに該当する場合を除きます。

   1. 1 法令の規定による場合

   2. 2 お客様自身又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

      1. １. 当社では、社内規程及び個人情報保護マネジメントシシステムの要求事項に準じた安全管理措置を適用し委託された情報処理、メーリングサービス、物流サービス業務における個人情報及び従業者の個人情報の正確性及び安全性を確保致します。

      2. ２. 当社では、本人ご自身の保有個人データについて利用目的の通知、開示・訂正・削除、又は利用停止等の要請があった場合は、次の「保有個人データ」に関する事項の周知のとおり、合理的な期間内に妥当な範囲で適切に応じます。

         （保有個人データに関する事項の周知）

         1. １. 個人情報取扱事業者の住所

            〒162-0041 東京都新宿区早稲田鶴巻町518-15

         2. ２. 個人情報取扱事業者である法人の代表の氏名

            代表取締役社長　六笠 浩二

         3. 3. 保有個人データの安全管理のために講じた措置

            ◆保有個人データの取扱いに係る規程の整備
            取得、利用、提供、削除、廃棄などについて、社内規程を整備し運用しています。

            ◆組織的安全管理措置 ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者及び当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、法や社内規程に違反している事実やその兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。 ②個人データの取扱い状況について、定期的に点検や監査を実施しています。

            ◆人的安全管理措置 ③個人データなどの機密情報について、従業者と機密保持契約書を締結しています。 ④個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に対し定期的に教育を実施しています。

            ◆物理的安全管理措置 ⑤個人データを取扱う区域において、入退室管理の実施や機器等の持込みを制限するなど、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。 ⑥個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失などを防止するための措置を講じています。

            ◆技術的安全管理 ⑦業務で取扱う必要がある者以外が、アクセスできないよう個人データのアクセス権を制限しています。 ⑧個人データを取扱うシステムを外部からの不正アクセスなどから保護する仕組みを導入しています。

         4. 4. 開示対象個人情報の利用目的 当社では、本人ご自身の開示対象個人情報は次のとおり利用します。
            1. 1 受注販売等で取得した契約者様の個人情報

               請求書発行、商品等送付の為に利用

            2. 2 「開示等の求め」および「苦情」にともなって取得した個人情報

               「開示等の求め」および「苦情」対応の為に利用

            3. 3 Web上における取得での問い合せ等に関する個人情報

            4. 4 当社の従業者、求職者および退職者等の個人情報
            5. 5 法令に基づく人事、労務管理および採用等の為に利用
         5. 5. 対象個人情報の取扱いに関する開示等の求めの申し出先、苦情および相談の申し出先開示対象個人情報の取扱いに関する開示等の求めの申し出先は下記６にご連絡ください。苦情および相談の申し出先に関しましては、最後の欄の「苦情および相談に関する事項」宛にご連絡ください。

5. ５. 認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先 現在、当社は次の認定個人情報保護団体に所属しております。

   一般財団法人　日本情報経済社会推進協会
   個人情報保護苦情相談室
   フリーダイヤル：0120-700-779
   【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。】

6. ６. 開示対象個人情報の開示等の求めに応じる手続 本人の開示対象個人情報に対する開示・訂正等・利用停止等のご請求に関しては、次の個人情報お問合せ窓口にて承ります。

   1. 1 開示等の求めの申し出先

      苦情・窓口相談室　　電話番号　03-6278-9954
      （土日祝祭日・年末年始および夏季休業日を除く、9:00～18:00）

7. ７. 保有個人データの開示等の求めに応じる手続 本人の保有個人データに対する開示・訂正等・利用停止等のご請求に関しては、次の個人情報お問合せ窓口にて承ります。

   1. 1 開示等の求めの申し出先

      株式会社ワイ・ビー・エス　　苦情・相談窓口
      電話番号：03-6278-9954
      （土日祝祭日・年末年始および夏季休業日を除く、9:00～18:00）

   2. 2 開示等の求めに際して提出していただく書面

      ご本人のご要望等を確認し、個人情報お問合せ窓口よりお客様へ弊社所定の「個人情報開示等請求書」等の書類を郵送にてお送りします。

   3. 3 開示等の求めをする者の本人確認の方法

      請求書に必要事項をご記入の上、同請求書とご本人であることを確認できる公的証明書（免許証・旅券等）の写しを弊社へご郵送いただきます。 弊社にて、お客様よりお送りいただいた書類の内容を確認し、回答書をお客様に郵送にてお送りいたします。尚、ご本人であることを確認できる公的証明書（免許証・旅券等）の写しに特定の機微な情報（本籍等）は弊社へご郵送前に消していただくようお願いします。又、代理人の場合は、ご本人であることを確認できる公的証明書（免許証・旅券等）の写しの他に、次の代理権確認書類を同封の上、弊社へご郵送いただきます。

      1. （1）法定代理人の場合 戸籍謄本又は保険証の写し
      2. （2）委任代理人の場合 委任状と印鑑登録証明書 （委任状に押印した印鑑であって3ヶ月以内のもの）

   4. 4 手数料について

   5. 5 一回の保有個人データの利用目的の通知又は保有個人データの開示につき1,000円（税込、小為替）の事務手数料を申し受けます。但し、次の場合には、開示をお断りさせていただきます。

      1. （1）ご本人の確認ができない場合
      2. （2）代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
      3. （3）提出いただいた個人情報開示請求書に不備がある場合
      4. （4）事務手数料をお支払い頂かない場合
      5. （5）ご請求のあった個人情報が弊社の「保有個人データ」に該当せず弊社に開示の権限がない場合
      6. （6）本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
      7. （7）弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
      8. （8）他の法令に違反することとなる場合